こんにちは、幸せな自由妻の蒼井礼子（あおい れいこ）です。
今朝、私が所属しているオンラインコミュニティで、文章の書き方に関するセミナーをすることが決まりました。もちろん嬉しいですが、正直なところ「私がセミナーなんてやっていいのかな？」と不安も感じています。
そんな不安を感じつつ、やると決めたからには直ぐに行動です。今朝「お時間がある時に企画書を送ってください。」とメールをいただいたので、息子がお昼寝をしている間に企画書を作って、夕方にメールに添付して返信しました。
所属しているオンラインコミュニティで、ブログの書き方セミナーをすることになりました(^^)全体の構成を考え中です。
会社員の時は仕事をしながら、毎月のように勉強会を開いてました。あの時は本当によく働いてたなぁ〜。 pic.twitter.com/CLRsavbshv
— 蒼井礼子@幸せな自由妻 (@Reiko_Wife) 2018年4月22日
私は会社員時代から現在に至るまで、メールの返信の速さを重視しています。それは自分だけではなく、相手のためにも返信は速い方がいいと思っているからです。ここでは私がメールの返信の速さを重視する3つの理由についてまとめてみました。
目次
私はメールの返信の速さを重視しています。
私は相手からのメールを確認して、直ぐに返せるような内容であれば即返信するのを意識しています。これは仕事だけではなく、プライベートでも同じです。
会社員時代に婚活をしていた時も同じ考えだったので、婚活サイトでマッチングした現在の夫からのメッセージは、基本的に即返信していました。夫はそんな私に魅力を感じて、結婚相手に選んでくれたようです。
もちろん返信内容のクオリティも大切にしていますが、私はそれ以上に返信の速さを重視しています。
私がメール返信の速さを重視している3つの理由
私がメールの返信の速さを重視している理由は、以下の3つです。
1. 相手の時間を大切にしたい。
私はお金よりも時間が大切だと思っています。お金は増やすことができても、時間は増やすことができません。一日の時間は24時間であり、全ての人に平等に与えらえれています。
だからこそ、私は自分の時間と同じくらい相手の時間も大切にしたいと思っています。直ぐに返信できる内容のメールだったら、その場で返信する。直ぐに返信できない内容のメールだったら「○○までに返信します！」と一言伝える。
ほんの少し意識するだけで、自分と相手の時間を無駄にせずに済むと思っています。
2. スケジュールが直ぐに決まる。
メールでよく連絡する内容のひとつに、スケジュール調整があります。私も製薬業界の会社員で働いていた時は、よく医師面会や病院訪問などのスケジュール調整をメールでやりとりしていました。
当時は自分の返信が遅さが原因で、希望した日時のスケジュールが埋まってしまったことがありました。逆に相手からなかなか返信が来なくてスケジュールが調整できず、モヤモヤした事が何度かありました。
これらはメールの返信速度を上げるだけで、解決することができます。スケジュールは直ぐに決められた方が、自分も相手も時間を無駄にせずに済むのです。
3. 時間効率が良い。
あるプロジェクトの打ち合わせのために、100回メールのやりとりをする必要があるとします。Aさんは9-18時の間であれば2時間以内、遅くても24時間以内に返信がきます。一方でBさんからは、2~3日しないと返信がきません。
もしあなただったら、AさんとBさんのどちらと一緒に仕事をしたいでしょうか？私は迷わずAさんです。なぜならAさんと一緒に仕事をした方が、プロジェクトの仕事を完成させるための時間効率が良いからです。
時間効率が良ければ、早く仕事を終わらせることができます。早く仕事が終われば、他の仕事や家族と過ごす時間を充分に確保することができます。時間効率よく仕事をすることで、自分がやりたいことのキャパシティを上げることができるのです。
メールの返信が早いと成功する確率が上がる？
カリフォルニア大学が行った研究によると、Facebookメッセージなども含めた文字だけで行われるコミュニケーションでは、返信の速度の早さがその人の信頼度に繋がることが明らかになっています。
グーグルCEOを2011年まで務めていたエリック・シュミット氏は、以下のような言葉を残しています。
「すぐ返信する。世の中にはメールの返信が速く信頼できる人とそうでない人がいる。前者になるように努力しよう。私たちが知っている中でもとびきり優秀で、しかもとびきり忙しい人は、たいていメール返信が速い。」
LEADING&COMPANYより抜粋
実際に日本国内の経営者の多くも、メールの返信の速さを重視しています。メールの返信を早くするだけで、決断力を磨き、物事を早く進めて、人から信頼されるようになります。メールの返信の速度を意識するだけで、様々な恩恵を得ることができるのです。
他人の時間を大切にして、仕事を楽しんでいきたい。
仕事をするのが好きな性格の私は、メールの返信の速さを常に意識しています。その理由は、相手の時間を大切にして、スケジュールをすぐに決めて、時間効率を上げたいと思っているからです。
時間はお金と違って、増やすことができません。全ての人には一日24時間が平等に与えられており、時間内でどのような行動をするかは完全に自分次第です。
メールの返信速度を上げるだけで成功確率が上がることが、カリフォルニア大学の研究によって明らかになっています。また国内外の経営者の多くが、メールの返信速度の速さの重要性を語っています。
新しいプロジェクトを始めることになった今だからこそ、メールの返信速度は変えずに、自分と相手の時間を大切にしながら仕事をしたいなと思いました。
